Une donnée aléatoire, également appelée data room, est un environnement physique ou virtuel dans lequel des données sont stockées. L'accès à cet espace est limité par le type d'informations qui y sont généralement stockées. En fait, il s'agit de données confidentielles d'une entreprise. Auparavant stockées dans des salles de données physiques, les entreprises se tournent de plus en plus vers les médias virtuels. Ce guide vous dit tout ce que vous devez savoir sur la data room.
Le principe d'utilisation de la data room
Les utilisateurs professionnels utilisent une salle de données virtuelle pour partager en toute sécurité des fichiers sensibles. Ainsi, il sert de base utile pour une organisation diligente des transactions. Les documents de cession, fusion, acquisition, levée de fonds, ainsi que d'autres dossiers sensibles sont stockés dans ces espaces. Cette solution informatique sécurisée permet aux utilisateurs d'accéder facilement à un grand nombre de documents, de les protéger et d'échanger des informations en toute sécurité.
Chiffre d'affaires de la data room
De même, une data room au service des entreprises vous donne la possibilité d'avoir une vue d'ensemble de l'activité de chaque utilisateur, grâce à des modules intuitifs comme la fonctionnalité question/réponse, les notifications instantanées et les annotations de documents. Selon les prévisions, l'activité data room devrait valoir 1,895 milliard de dollars d'ici 2022. Soit une augmentation de 952,8 millions de dollars par rapport à 2017. Cette croissance s'explique par : la prévision d'un volume important de données, le respect des normes de confidentialité et les besoins croissants en ressources intellectuelles. gestion des biens et des risques.
Les avantages de la data room : la sécurité
Le principal avantage d'une data room est qu'elle garantit la sécurité de vos informations. C'est pourquoi les entreprises ouvrent cet espace de stockage. Des outils comme la box ou le drive n'offrent pas un niveau de protection aussi élevé. Tout d'abord, l'interface de ce logiciel est conçue en tenant compte des meilleurs standards de sécurité actuels. De plus, l'hébergement des données se fait sur des serveurs localisés et sécurisés.
Les avantages de la data room : le contrôle des données
De plus, il convient de noter que les administrateurs d'une salle de données électroniques ont un contrôle total sur les droits d'accès aux documents. Par conséquent, le partage de fichiers s'effectue de manière spécifique selon les différents profils. L'outil garantissant la traçabilité, des rapports d'activité des utilisateurs (connexion et requêtes) sont établis.
Les avantages de la data room : la gestion documentaire
Il est également plus facile de mettre en place un processus de due diligence en utilisant une data room. Un support continu est offert aux utilisateurs 24h/24 et 7j/7, rendu possible par la disponibilité d'assistants qualifiés et multilingues à toutes les étapes du processus. Grâce à des solutions collaboratives, les auditeurs peuvent travailler plus rapidement, en se basant directement sur les informations mentionnées dans les documents et recevoir des notifications sur l'insertion de nouveaux fichiers.
