Déménager une entreprise, avec toutes les spécificités que cela impose tant en organisation qu'en rigueur pour ne pas nuire à l'activité, ne peut se faire qu'avec une excellente logistique.
une réunion de planification
Au sein de chaque département, l'entreprise désigne une personne chargée d'anticiper, d'anticiper, de planifier, le mouvement de son département, dans son ensemble. Il sera en contact avec la direction, les serveurs si nécessaire afin que tous les mouvements soient synchronisés dans tous les services.
autorisations
L'entreprise doit s'assurer auprès de la Mairie et de la police municipale qu'elle dispose de toutes les autorisations permettant le stationnement intempestif de plusieurs camions devant les anciennes installations et devant les nouvelles. Il en sera de même avec les plates-formes élévatrices.
Planification des besoins matériels
Le chef de projet au sein de l'entreprise et le déménageur doivent lister les besoins : cartons, valises informatiques, flight cases, papier bulle, boites plastiques, classeurs pour tournage, etc.
Selon ce que l'on déménage, il va de soi que l'on ne s'emballe pas de la même manière. Un ordinateur sera dans un carton renforcé, de petits objets dans de simples cartons, des fichiers seront filmés directement sur les étagères et déplacés, ce qui fera gagner beaucoup de temps car il n'y a pas d'opération d'emballage ou de déballage.
Si l'entreprise dispose de coffres-forts, il faudra également faire appel à des entreprises de déménagement spécialisées pour ces charges extrêmement lourdes.
Le transfert
Dès lors, tout doit être strictement planifié et planifié pour que le peu de temps accordé au déménagement soit rentabilisé et que l'entreprise ne souffre pas de l'impossibilité de reprendre ses activités très rapidement.
La date et l'heure des transferts, les volumes de cartons ou d'étagères à transférer, des adresses bien précises et un plan des nouveaux locaux seront remis à chaque personne qui organise le transfert.
Identification des cartons.
Un type d'étiquette unique sera distribué à tout le personnel de l'entreprise pour simplifier l'identification de l'entreprise. Chaque étiquette portera la nature du contenu, le bureau de destination, le nom du destinataire, l'étage, le service, etc.
Déménagement de matériel informatique
Tout le matériel sera étiqueté, répertorié, éventuellement muni d'un code-barres avant d'être emballé. Toutes les données seront sauvegardées sur des serveurs internes ou des disques durs externes afin que rien ne soit perdu.
Des emballages spécifiquement conçus pour le matériel informatique seront utilisés : flight cases, carton épais, boites plastiques et papier bulle.
Les étiquettes indiqueront sur les boîtes la destination de la boîte ou de la boîte informatique.
Ordre de transfert
Pour faciliter la réorganisation, il est logique de commencer par déplacer tout le mobilier, puis les dossiers, et enfin le matériel informatique, afin de pouvoir le remonter immédiatement.
Cet ordre de transport doit être strictement planifié. Ainsi, l'entreprise ne perd qu'un minimum de temps entre les anciennes et les nouvelles installations avant d'être à nouveau opérationnelle.
